レンタルスペースで会議をスムーズに進行するための下準備

レンタルスペースで快適に会議を遂行する為に必要なもの

レンタルスペースで行う会議のために必要な下準備

会議をするにあたりスムーズな進行のためにはまず、参加者のスケジュールをおさえることです。 前もって参加者にスケジュールをあけてもらうことにより参加者にも心の余裕ができます。 さらに会議会場に交通の便が良いレンタルスペースを借りることにより参加もしやすくなります。

進行表と会議でできるかたち

事前準備としてできることは進行表を作ることです。 会議とは話し合いの場です。 何かを一方的に押し付けるのは会議ではありません。 会議のかたちも様々です。 話し合うだけの会議から実際にやってみるというものまでやれることに制限はありません。 有意義な会議ができるレンタルスペースの使用には目が離せません。

親睦を深めるための懇談会

懇談会も外せません。 会議とは人が集まって行うものです。 人は力です。 その力を存分に発揮するために会議があるのです。 人を大事にするための会議です。 人を大事にするならば親睦を深めるに越したことはありません。 人同士が助け合うために必要な信頼もこの機会に作っておけば会議の意味もあるでしょう。

参加者に配慮したスケジュールと会場選び

最近増えているレンタルスペース。
自社の会議室が埋まっていたり、みんなで遠くから集まる時に使うことが多いです。
レンタルスペースで行うスムーズに会議を遂行できるために準備をしておくものとは一体何なのでしょうか。

まず、借りる場所を選ぶことです。
遠くから人が集まる会議の際は交通の便が良いところがいいでしょう。
行き帰りも便利です。
借りるときに重要なのは会議に参加する人のスケジュールを確保しておくことです。
前もっていつやるかを伝え、参加者の参加環境にも気を配ることも大切です。

参加者に気を配ることはとても大事で参加者が気分よくいられる環境を作ることにより会議の進み具合も変わってきます。

そのための前準備の中取り入れて欲しいのが同時に懇談会も設けることです。
日頃の疲れを互いにねぎらうことにより親密度もあがります。
すると、いざという時の連係プレーもうまくいきやすくなります。
懇談会についてはのちのち詳しくご説明します。

さらに会議をスムーズにするものとして会議を進める進行表も必要でしょう。
会社という組織の会議だとどうしても本部の報告を聞いて終わりということになりがちです。
連絡や報告だけならば電話一本、メール一通で済んでしまいます。

それをわざわざ集まって会議をするのですから一方的な意見や報告の押し付けにするのではなく互いに意思疎通のとれる有意義な会議にしたいですね。
そのためにも会議の進行表は必ず必要でしょう。